半期に一度の全社キックオフ バーチャル開催大成功の秘訣と3Dレイアウトを紹介

2022-06-10
利用組織名

トレンダーズ株式会社(公式サイト:https://www.trenders.co.jp/

取材対象者
AnchorDiv. 綿貫昌志さん、ストラテジックプランニングDiv. 林秀一さん
利用人数
150名
企業・イベント概要

新入社員の入社式、ビジョンプレ、MVP表彰、懇親会を半日で行うイベント。今まではビデオ会議ツールを使って開催していたが、今回は「より盛り上がりそう」なoviceを利用。

活用のポイント
  • 4種類の3Dデザインの背景で、参加者の一体感も高まる
  • 背景変更のたびに、参加者がリアクション機能で盛り上がっている様子が見えた
  • 開催前に、朝の定例会議後の時間を使って操作練習
  • イベント開催に際して、運営サポートのサービスも利用

「みんなで参加している感」を演出する独自のレイアウトデザイン

ーまず最初に、直近の働き方について教えてください。

綿貫:
業務内容にもよりますがリモートか出社かを選択できます。島根と仙台にサテライトオフィスを設けており、場所にとらわれず働いているメンバーが多いです。

出社率は2~3割程度。バックオフィスや、セキュリティーレベルの高い情報を扱うスタッフは出社する方が多いです。

ー多くの社員がリモートで働かれているんですね。今回、キックオフをoviceを使って開催されたとのこと。どのような催しだったのでしょうか。

林:
全社員を対象に開催した会で、入社式から始まり新人紹介・今後のVision共有・MVP発表&表彰式、そして最後に懇親会という比較的ボリュームのある内容でした。

子育て中の社員が多いため、懇親会が17時に終わるようなタイムスケジュールを組みました。

背景レイアウトは3Dのオリジナルデザインを用意しました。進行に合わせて、4種類を切り替えて使っています。

▲入社式。新入社員1人ひとりへ宛てたメッセージをovice内のスクリーンで放映

ーoviceならでは、という出来事があれば教えてください。

林:
新人紹介では、社員紹介の内容でオリジナルの動画を制作して視聴します。今回oviceを利用したところ、席についたアバターがスクリーンのほうを向いて視聴する形になり、「みんなで見ている感」、いわば一体感のようなものがあって、壮観でした。

今までビデオ会議ツールで社内イベントをやることが多く、同じように動画を画面共有で流していたのですが、それとはかなり異なる印象です。みんなで見るという視聴体験ができ、新鮮でした。

大盛り上がりのMVP表彰式、レッドカーペットを用意

ー特に盛り上がったシーンについて教えてください。

綿貫:
MVPの表彰式は圧巻でした。クリエイティブ担当の林が作った会場の装飾ももちろんですし、みんなが椅子に座って拍手をしたり、受賞者がレッドカーペットを歩いたり。

運営として「こんな感じになるといいな」と思っていたイメージを大幅に超えましたね。事後の参加者アンケートでも、表彰式は大好評でした。

ーさすがの演出ですね。

綿貫:
ただ、盛り上がりすぎたせいでコンテンツが押してしまい、懇親会の時間があまりとれませんでした。懇親会ではクイズ大会をしたのですが、準備していた問題の半分も消化できなくて…。それだけが心残りですね。

▲MVP受賞者がレッドカーペットを歩いて壇上に登場

レイアウトの自由さと参加者のリアクション機能が決め手。参加者向け操作練習会を開催

ー今回、なぜoviceを選んでいただいたのでしょうか。

綿貫:
oviceは一度、バーチャルオフィスとして利用できないか試していました。無料トライアルでoviceを使ったことがあったんです。諸事情により本格導入には至らなかったのですが、ビデオ会議ツールでは実現できない人との距離感が印象的でした。

林と一緒に、全社キックオフを企画していた時に「こんなツールあるんだけど、どう思う?」を提案してみたのです。そうすると「演出として面白そう」という反応で、すぐに導入が決まりました。

レイアウトを自由に組めることもそうですし、clap機能なども今回の会の趣旨からするとかなり使えそうだな、と期待したのを覚えています。

ただ、ほとんどの人が触ったことがないサービスだったので、事前に操作練習などを行う必要はありました。

ー操作練習はどのように行ったのですか?

綿貫:
毎週朝会をビデオ会議ツールを使って行い、その後にoviceに誘導していたんです。任意参加ではありますが、「今度のキックオフに使うツールなのでぜひ触ってみてください」と声かけをしました。

動画アイコンやMTGアイコンを配置しておいて、動画が再生できるか、MTGアイコンと接続できるかなどをテストしていました。

ー皆さましっかり慣れていただけたでしょうか?

綿貫:
表彰式で、受賞者の数人が登壇オブジェクトにつなぐのに手間取るシーンがありました。そういった些細なごたつきは何回かあったのが正直なところですね。

事前の操作練習に参加したのは社員の7割くらいでした。次やるとしたら、事前の操作練習を徹底したいと思います。

▲Vision共有の際のレイアウト。照明の落とされたリアルな空間にいるかのよう

「リアルに近づける」ではなく「オンライン開催の価値を最大化」

ーoviceを利用しての社内イベント開催について、これから予定している方にアドバイスをお願いします。

林:
弊社の入社式やキックオフは、コロナ前から盛大に行っていました。イベント会場を貸し切って行ったり、かなり力を入れているので毎回盛り上がります。ただ、リアル会場だと装飾をいくら工夫しても、会場入りした時が感動のピークです。

最初にお話した通り、今回oviceの背景を4種類用意して、コンテンツごとに変えていました。その度に参加者から感動のリアクションが届いていて、これはoviceにしかできないことだなと思っています。

オンラインでのイベント開催を開始した当初は「いかにリアル開催に近づけるか」を意識していたのですが、企画や運営を進めていくうちに「いかにオンラインの価値を最大化させるか」という意識に変わっていきました。oviceのレイアウトはその一つですよね、オンラインでしかできない。

私自身、クリエイターとして、とても作りがいを感じました。ここに人が集まるのか、と想像しながらレイアウトを作るのがとても楽しかったです。

▲懇親会で行われたクイズ大会

ークリエイターの感想はやはり一味違いますね(笑)ここまでお聞きした内容に加えて、イベント成功のポイントがあればお聞かせください。

綿貫:
この大切なキックオフは、初めてのツール利用だとしても絶対に失敗できません。半年に一回、全社の士気を上げる大チャンスでもあります。

運営としてもちろんさまざまに準備をこなしてきたという点はもちろんですが、こんな大盛況に終わったのはひとえに企画運営をサポートいただいたディスコさんの存在が大きかったです。

動画撮影やスケジュール管理、スライド作成など山積みのタスクがある中で、ovice運用を専任でつけることはリソース上無理でした。ディスコさんのサポートには感謝しかありません。イベント開催の際には、こうしたサポートを活用することも大切だと思います。

<参照>PR TIMES:バーチャル空間を提供するoViceと​就職情報サイト「キャリタス就活」を運営するディスコが業務提携

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