「隣に座る」ができるoviceでの社内イベント。参加者350名の“一体感”が実現

2023-06-22
利用組織名

株式会社リコー(公式サイト:https://jp.ricoh.com/

取材対象者
RICOH BUSINESS INNOVATION LOUNGE Tokyo ビジネスデザイナー 外丸 麻美さま
利用人数
約350名
企業・イベント概要

株式会社リコーの施設 RICOH BIL Tokyoの取り組みや事例と、グループ各社でのメタバースoviceを活用した働き方やコミュニケーション事例をシェアする社内イベント。第二部ではお食事とゲームを含む懇親会を開催。

活用のポイント
  • コミュニケーションの活性化に大きな効果を発揮するovice
  • メタバースで「隣に座る」「インタラクティブなコミュニケーション」が実現するから、一体感が生まれる
  • 第二部懇親会では「格付けチェックBOX」を体験。難易度の高さでいっそう盛り上がる
  • 企画・推進担当は実質一人、運営は数名のチームで構成。それでも数百人が集まるイベントを実行しきれたのは、メタバースを会場としたから

株式会社リコーが運営する「RICOH BUSINESS INNOVATION LOUNGE Tokyo(RICOH BIL Tokyo)」は、同社のデジタル技術と社外パートナーの感性を組み合わせ、新しい価値を共創することを目的とした施設です。

2023年3月、同施設では社内を対象に、今後の拡張計画やメタバースを用いた各支店のアイデア・実践・結果を共有する「RICOH BIL Tokyo Summit 2022」を開催しました。同日の様子や、第二部の懇親会の様子についてご紹介します。

ハイブリッドな働き方にシフト、引き続き大切にしたい「コミュニケーション」

ー2023年に入り、オフィス出社をとりまぜた働き方が増えてきたように思います。貴社ではどのような状況でしょうか。(※インタビューは2023年4月に実施)

そうですね、ただ引き続きリモート勤務を組み合わせた働き方をしているので、雑談や声かけといったコミュニケーションが以前よりは希薄になっているのを感じています。oviceを使ってのリモートワークを継続しています。

ーoviceを使うことで、どんな効果を感じていますか?

普段、本当に色んな場所から業務にあたっていますので、例えば大森本社、海老名の拠点、ほぼ完全在宅のメンバーなどがいます。RICOH BIL Tokyoのメンバーであれば田町からoviceにアクセスしていることも多いです。

こうした中でoviceというメタバースの存在は、コミュニケーションの活性化にとても役立っています。

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ー今回のイベントのきっかけを教えてください。

リコーグループの企業は数が多く、全国各地に拠点があります。こうした会社のメンバーがどこかに集まる、というのはリアルではなかなか難しいです。

ところが、オンラインで来場できるメタバースのoviceを会場にすることで、色んな場所から参加者が来てくれて、その場で共有される情報を持ち帰ってもらうことができます。とても大きなメリットであり、魅力だと感じています。

ー沢山の方にお集まりいただいたそうですね。皆さまイベントのどのような点に特に満足されていたのでしょうか?

350名ほどが集まりました。

その場で共有されたこれからの施設の方針ですとか、oviceを使った働き方、RICOH BIL Tokyoでのコラボレーション事例について知ることができた事に対して、特に評価の声が聞かれました。

ー具体的にどのような内容が共有されたのでしょうか。

今後のRICOH BIL Tokyoでの物事の進め方についての新しいコンセプトや、コラボレーション事例については成功例について共有しました。oVice社と進めているホワイトボードの開発についても、その過程を共有しました。

また、第一部の最後には、5分ずつ6部門にLT(ライトニングトーク)をしてもらい、メタバースoviceの活用工夫とその効果についてシェアしました。

▲会場の様子

“隣り合って座る”一体感のあるイベント。参加者人数に感じる「oviceなら」の期待

ー会場は、舞台と座席のあるデザインですね。

隣の人と一緒に話を聞いているような心地がした、と話す参加者もいました。LTの際の様子を見ると、顔見知り同士で近くに座っていたようです。

ーまるでリアルのイベントのようですね。

特にアバターをインタラクティブに動かせるところですとか、そこに行ったような気分になれるところですとか、そうした特長が一体感を生み出してくれたように思います。

こうした体験に惹かれて、「oviceで開催されるなら参加しよう」と考えるメンバーもいたと思います。350名という参加者が集まった理由の一つになったと考えています。

ー着席いただくために工夫したことはありますか?

基本的に好きな席に座っていただければいいので、入場された方にも、そのようにお伝えしていました。会場のレジャーシートのあたりに案内係となるメンバーを配置しました。

ー全社対象のイベントは今回二度目とのことですが、参加された皆様、あるいは運営サイドでは何か変化を感じましたか?

参加者も運営サイドも、いい意味で「慣れ」を感じました。メタバースに入れない、ログインできないという状況が前回は複数あったのですが、今回はたったの1件でした。

oviceがリコーグループに浸透した証のようでもありますね(笑)

▲2021年10月イベントの際の記念撮影

注目集めたLT、宮崎支社の事例

ーLTでは宮崎支社さんのご発表に注目が集まったそうですね。

はい、宮崎支社では、通勤にかかる移動時間が長く、もっと合理的な働き方はないかという課題感もあり、oviceに着目したそうです。

さらに同社には、宮崎県市場という広域をマンパワーでカバーするのではなく、デジタル施策でクリアしたいという考えや、SDGsを念頭に移動に伴うCO2の削減につながるといった発想があります。

こうした背景から、oviceを活用してのコミュニケーションの活性化と、販売スタイルの変革を目的とした取り組みが進んでいます。

在宅勤務をしているメンバーが、オフィス出社中のメンバーとコミュニケーションをとったり、外出先でお客様への興味づけなどに活用しています。

ー他支社とのお打合せにも活用いただいているとお聞きしました。

宮崎支社では、朝礼・ミーティングはもちろん、他支社との打ち合わせや会議にもoviceが活用されています。

例えば、大分支社のメンバーが宮崎支社のoviceに入室する形で、気軽なミーティングが開催されたり…という光景もよく見られます。

▲リコージャパン(株) 宮崎支社によるLT

懇親会での「格付けチェックBOX」難易度の高さでいっそう盛り上がる

ー第二部についてお聞かせください。

第二部では、何かを発表するというようなセクションは設けず、「横断的なつながりを強くする」という目的のもとに開催しました。合計2時間ほどで開催しました。

席次は最初に決めてあり、その通りに座ってもらったのですが、最後には皆さん思い思いの相手と会話を楽しんでいたようです。去年の開催以上に、満喫していただいているなと感じました。

ーまるでリアルで開催する社内懇親会のような光景ですね。

「このお二人は仲良かったんだ」「え、知り合いだったの?」と初めて知る関係もありました(笑)

ーゲームも開催されたのですね。

格付けチェックBOXを利用しました。一番難しい内容を選択したので、どなたもなかなか簡単には正解をあてられなくて、とても盛り上がりました。

oVice社の司会オプションを活用したのですが、その進行もとてもスムーズで、その場をあたためて盛り上げてくれるものでした。

私達は運営担当ではあったのですが、第二部もしっかり参加し、当たるか当たらないかのどきどきも楽しめました。そして同時に、周りの様子を見て「みんなが参加している」「すごい楽しんでいる」というのを本当に強く感じました。

ー皆さまどんなご様子でしたか?

以前と比べて、参加者の皆さんがすごくoviceを使いこなしている様子だった、という話をしたかと思うのですが、やはりここでも感じました。

具体的なシーンを挙げると、チャットにどんどん感想や、それに対する反応が書き込まれていったというものがあります。この出来事によって、皆で一つのイベントに参加している雰囲気、皆でイベントを作っている雰囲気が高まったように思います。

▲oVice社の司会が、同じ料理を食べ比べながら高級食材を当てるゲーム「格付けチェック」を進行しました。

ーリアクション機能も皆さんたくさんお使いいただいていますね。

そうですね、文字でコマンドを打ち込まなくても使えるようになったので、個人的にもとても便利に感じています。

イベントの企画・運営を振り返って…「偶然の出会い」印象に残る

ーイベントの案内はどのように出されましたか?

リコーグループ全体に公開している社内のシェアポイントにイベントページを制作し、全社に向けたバナー告知や、メールでの案内を行いました。

▲第一部の最後に参加者の皆さんで記念撮影

ー最後に、イベントを振り返ってみての感想をお聞かせください。

今回は期末のタイミングも重なっていたにも関わらず、前回と比較しても非常に多くの方に参加いただけて大成功となりました。

偶然の出会い、偶発的なコミュニケーションが生まれていることを現場で実感したことが、特に印象深いです。

企画・運営という面からいうと、アバターに顔写真と名前を設定できているかを事前に確認いただくよう先回りして案内をするなど、二度目ならではの手際の良さが発揮できたかなと思います。

この規模のイベントを、リアル開催で一人で取りまわすことは非常に困難だと思うのですが、それが何とかなってしまうのは本当にoviceならではの特長だと思います。

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