株式会社リコー（公式サイト：https://jp.ricoh.com/）
さまざまな業種におけるお客様の経営課題や業務課題の解決を支援する各種ソリューションを提供している。複合機（MFP）やプリンターなどの画像機器や消耗品およびICT関連商品の販売と関連ソリューションの提供などはその一例。
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株式会社リコーが運営する「RICOH BUSINESS INNOVATION LOUNGE Tokyo（RICOH BIL Tokyo）」。同社のデジタル技術と社外パートナーの感性を組み合わせ、新しい価値を共創することを目的とした施設です。
新型コロナウイルスの影響で直接お客様が来場することが難しくなった今、RICOH BIL Tokyoはoviceを導入し、バーチャル空間の1階をワークスペース、2階をラウンジとして運用しています。「リアルのコミュニケーションを再現できている」というoviceを活用した施設運用の工夫を聞いてきました。
2020年に緊急事態宣言が発令されて以降、弊社にリモートワークが導入されました。RICOH BIL Tokyoも同様で、一旦閉鎖することになったのです。
当初はビデオ会議ツールを活用して、コミュニケーションを取っていました。そうすると、雑談や相談といった、リアル時にデスク周りで行われていたような気軽なコミュニケーションがどうしても行いづらくなった。全社のコミュニケーション量が一気に減ってしまい、メンバーの雰囲気が停滞しているように感じていました。
また、それまで社外の方をお招きし、施設の紹介や打ち合わせをしていたのですが、それらもリモートだとどうしてもしづらくなっていました。RICOH BIL Tokyoの雰囲気を感じ取ってもらいたいのですが、リモートでの説明だとどうしても「その場にいる」という臨場感や没入感を感じさせられづらいんですね。
ーそこでoviceを導入されたのですね。当初はどのようなことを期待していましたか？
リアルのコミュニケーションと近しい体験ができるかどうかがポイントだと思っていて。オフィスで当たり前のように行われた、いわゆる「膝と膝と突き合わせて話す」ようなシーンの実現をoviceに期待していました。
例えばoviceのアバターが近づいたら話せるようになり、離れると声が聞こえなくなる仕様…これは、リアルなコミュニケーションと限りなく近いと思うんです。oviceを最初に触った時に、抱えていたリモート特有の課題を解決できるのではないかと直感しました。
1階を社員が勤務するワークスペース、2階を社外の人を迎えるラウンジとして運用しています。
1階は、社員がリラックスしながら働けるよう、焚き火の音を聴きながら仕事をできるスペースやゴルフの打球音が流れる打ちっぱなしゾーンを設けたり、ユニークなレイアウトにしています。
2階は東京・田町に構えるRICOH BIL Tokyoの屋内の様子をストリーミング再生する360度カメラを設置しています。訪れた人が施設の様子を臨場感を持って体感できるように、このような設計にしました。
1階に訪れた人を、リラックスできるスペースに案内しアイスブレイクを行う。話が弾んだころに一緒に2階に上がって360度カメラで施設の雰囲気を感じてもらいつつ、ラウンジでお話をする。なるべくRICOH BIL Tokyoで行われるリアルなコミュニケーションに近い形で運用しています。
当初、1階のワークスペースは実際のオフィスと同じレイアウトにしていました。ただどうしても固い雰囲気が出てしまい、積極的に雑談する人は出てきませんでした。オフィスのレイアウトだとみんなが大人しく席についていて、静かな状況のなか会話をする人がどうしても浮いてしまっていたように思います。
そこでメンバーとどうすれば雑談が生まれるかディスカッションをしました。好きな場所や体験のアイデアを持ち寄った結果、それらをスペースに反映することに。大きくレイアウトを変えて、焚き火や釣り、ゴルフといった要素が組み込まれることになりました。
ーレイアウトの変更で、実際に働く人のコミュニケーションにどのような変化がありましたか？
焚き火のコーナーにいる人は焚き火の音、ゴルフ練習場では打ちっぱなしの打球音を聞きながら、リラックスした状態で業務をしているんですね。そうなると緊張とは真逆の自然な状態が生まれ、ふらっと声をかけやすい雰囲気になったようです。
「何してるの？」と寄ってきやすいですし、「この話だったらこの人も連れてきたらいいんじゃないか？」と人を呼んできて雑談をする。人の動きが盛んになり、雑談を行うことに対して違和感がなくなりました。
「レイアウトひとつでこれほど効果が出るか」と驚くくらいコミュニケーションの量が変化したように思います。
oviceのようなバーチャル空間で勤務するのはもちろん初めての人が多いので、最初にまず操作に慣れてもらうことが必要でした。
oviceの基本的な操作をGIF形式でまとめた「はじめの一歩ガイド」という資料を作り、メンバーに展開したり、アバターの人物を検索できる機能やちょっとした操作上の質問に対応できるチャットボットを設けたり、工夫はいろいろ行いましたね。
一番よかったのは、BIL Tokyo3周年を記念したイベントをovice上で開催したことです。300人弱の人が訪れて、oviceの操作感を体感してもらいました。イベント開催以降、一気にoviceに慣れる人が増えた印象です。
試行錯誤を重ねて今の運用に落ち着いていますが、おかげさまでoviceは私たちにとって必要不可欠なツールになっていると感じています。「離れ離れのリモートワーカーの経験や知識をいかに1つの場所に集めるか」と私たちは常に考えていて、oviceは現状の最良の手段だと思っています。
とはいえ、まだ全員が100%使いこなしているわけではなく、ovice上にいるもののあまり周囲と話せていない人もいるので、その人たちへのサポートも忘れずに行っていきたいです。またオンラインにしかない「物理的制限がなくなる」というメリットをフルに活用し、新しい施設運用をこれからも模索していきます。
＜参照＞
PR TIMES：「RICOH BIL Tokyo」がバーチャル空間「oVice」を活用した運営を8月2日に開始
