コロナ禍による急激なテレワークへのシフトにより、部署を超えた交流が不足していることに悩みを感じている方も多いのではないでしょうか。ただでさえコミュニケーションが不足しがちなテレワークで、自部署内で解決できない課題が見つかった際、どこの部署の誰がその課題を解決するための知見を持っているのか、あらかじめ知っておくことでより業務の生産性を向上させることができるかもしれません。

今回は、部署横断的なつながりを構築してより業務が円滑に進むよう、オンライン上で100人規模のシャッフルランチを開催したトランスコスモス社にお話を伺いました。

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完全出社からリモート中心に変わり、コミュニケーションが欠如

―ovice導入前に感じていた課題について教えてください。

2020年2月にコロナの影響を受けて、社員の健康を守るため完全出社からリモート中心に一気に切り変わりました。切り変え当初は「対面でないとコミュニケーションが難しい」という声が多かったものの、数か月も経つと皆慣れてきたという印象を持っていました。

ちょうど11月にリアルなオフィスも移転したので、コロナが落ち着いたらそこでみんなで集まろうと思っていたんです。しかし第2波、第3波と来て、それも難しいと私自身感じ始めていました。リモート環境下でもコミュニケーションは出来ていましたが、やはり話す相手が限定されてしまっていましたし、アイデアが生まれたり人間関係が円滑化したりするような雑談が全くない状態だと感じていました。

プレッシャーなくコミュニケーションができることが魅力的

―そんななかどのようにoviceを見つけ、導入してくださったんでしょうか。

見つけたきっかけは、社内のSlackで、ある社員がoviceの情報を投稿して「使ってみたいな」と発言したことでした。実は類似のツールを使ったことはありましたが、社内のセキュリティ要件を満たせなかったり、日本語でしっかりとしたサポートが受けられないことがネックだったり、開発スピードが遅かったりしてなかなか社内で展開することは難しいと感じていたんです。oviceは同じような問題が発生しなさそうと思い、早速無料トライアルを申し込んでみました。

初期費用がなく、少人数でミニマムスタートができる点や、何よりID単位でなくスペース単位で課金されることからコスト感も良いと感じたところが導入の決め手となりました。

―感じていた課題は解決されそうだと感じましたか。

そうですね。気軽なコミュニケーションはできると感じました。ビデオ会議ツールだけだと、決まった時間しか話しませんし、会議となると「いい発言をしないと」と変なプレッシャーを感じて黙ってしまう人もいると思います。複数の人に見られながらの発言になってしまうので心理的安全性にも欠けると感じていましたが、そうした課題が解決されるツールだなと感じました。

仕事上の課題解決で必要なのは、部署を超えたつながり

―導入において行われた貴社独自の取り組みを教えてください。

部署横断的なランチ会を実施して、横のつながりができるような工夫をしました。実施のきっかけは毎月行っている社員へのアンケートで出てきた声で、やはり業務上で何か問題が発生した時に「誰が何を知っているか」を理解しておく必要があり、そうした意味で部署を超えたつながりがあることは重要であると考えたんです。

また、基本的に課内では週1でovice上で集まるようにしていますが、部署を超えた人と交流することで、例えば課内の人には相談しにくいことを相談できる相手が見つかったり、何かのプロジェクトを始める時にもともと面識があるほうがスムーズに進んだりといった効果があると考えました。

―ランチ会を終えての皆様の反応はどうでしたか。

Slack上で「シャッフルランチ」というスレッドを作って今回ランチ会に参加した人が自由にやり取りできるようにしましたが、そこでお礼を言っている人もいれば、「あの件について今度相談させてください！」などとコメントしている人もいたので皆さん横のつながり作りは一定成功したのではないかという印象でした。事前にほかの部署の人とより交流しやすくなるようにグループ分けしたことも功を奏したかもしれません。

―さまざまな方が参加されているのがすごく印象的でした。

日本国内でいうと、北は北海道から南は沖縄まで。海外組でいうとフィリピンから参加している社員もいたのはバーチャル空間ならではでしたね。オンラインなら各自の居住地がどこかは関係なく一か所に集まれるので、おもしろいと感じました。

廊下でばったり社員同士が立ち話するようなコミュニケーションの実現

―今後はどのような展開を考えていますか。

今後もこうした交流会を開いて社員同士のコミュニケーションを円滑化していきたいと考えています。今はバーチャル空間をつなげてビル化しており、そこを行き来して部署を超えたやり取りができるようになっています。部署間の交流が増えることで、例えば現実空間のオフィスでばったりあった社員同士が会話してそこからアイデアが生まれるといったことがovice上で実現できるのではないかと期待しています。そうした動きが出てくると組織としても良いのではないかと感じていますね。

また、各部署のフロアとは別に、社内外の研修で使えるようなフロアを設けることで、より自由に交流できる研修を実現し、人間関係の構築をより円滑に行っていけたらと思っています。

シャッフルランチ参加者の声

部署を超えた交流ができたのはもちろん、入社1年目や2年目のリモートワークしか経験したことがない社員たちと交流できたのは新鮮でした。コロナ禍で業務を行ううえで、もともと知っている社員同士はリモートでも大きな問題ないかもしれませんが、そうでない社員同士はリモートだとコミュニケーションにハードルがあるように感じていました。今回こうしてざっくばらんに交流できたことで、そうした不安は解消された気がします。

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