システム開発・インフラ構築運用・フィールドサービスを主軸とするITソリューション企業。JALグループを中心とした航空業界向けのチェックインシステム保守や、ネットワーク・電話設備の維持管理など、幅広いITサービスを沖縄地区で担っている。社員数は約30名規模で、グループ4社が1フロアをシェアしながら運営している。
JTAインフォコムは、コロナ禍にoviceを導入し、出社する社員と在宅勤務の社員が自然につながれる環境を整えてきました。ハイブリッドワークが定着した今でも、社員同士が会議や日々の声かけ、ちょっとした相談にoviceを活用しています。
出社と在宅が混在する中で、oviceを活用してどのように業務を進めているのか。今回は、ソリューション事業部でシステム開発・インフラ全体を統括する喜屋武さまに、ovice導入の背景や活用の工夫、今後の展望などを伺いました。
ーovice活用前、どのような課題をお持ちでしたか。
喜屋武さま：もともとの出発点は、コロナ禍で働き方が大きく変化したことでした。
当時は、テレワークが主で、その中でコミュニケーションをどのように円滑に取るかが課題となっていました。
ーそのような状況で、oviceを知ったきっかけを教えてください。
喜屋武さま：当時は主にWeb会議システムを使っていましたが、定期的にミーティングを行っていたグループ会社のJALデジタル株式会社（旧：株式会社JALインフォテック）から紹介されたのがきっかけで、oviceを知りました。
ーoviceを導入しようと思った決め手は何でしょうか。
喜屋武さま：実際に触ってみた時に、直感的で使いやすいと感じたのが決め手です。グループ会社がすでにoviceを導入していたこともあり、その事例も聞きながら活用を進めていけると感じたのも大きかったです。
また、アバターで交流するので、誰が誰とコミュニケーションを取っているのか、今どんな状況なのかが一目で分かるのが、ありがたいと感じました。
ー他のサービスとの比較検討はされましたか。
喜屋武さま：正直なところ、他のサービスと比較検討しようとは考えていませんでした。
実際、他のサービスと使い比べてみたのはovice導入後ですが、oviceはデザインが洗練されていて、操作もシンプルなところが特に気に入っています。アバターで自由に動けて、必要な時に声をかけやすい。「肩ポン」という、肩をトントンと叩いてから話しかけるような機能もあり、コミュニケーションのハードルを下げてくれると感じました。
コスト面でも、他のサービスに比べてリーズナブルだと感じています。
ーコロナ禍が終わってからもoviceを使い続けてくださっているのは、なぜでしょうか。
喜屋武さま：開発部門のメンバーは、設備が整っていて集中しやすいという理由から、「できるなら在宅で仕事をしたい」という意向が強いんです。
加えて、当社では岡山など県外に常駐するパートナー企業のメンバーとも日常的にやり取りがあります。そうした方々とも、必要な時に自然につながれる環境が必要だと感じていたため、今でもoviceを使い続けています。
ー現在はどのようにoviceを活用されていますか。
喜屋武さま：大きく分けると、常時ログインしている人と、会議の時だけ入る人がいます。全社員33名のうち、平均して3分の1程度がovice上にいる状況です。業務部のメンバーが入っていることもありますし、社長が在宅勤務の時は、そのアバターが空間内にいることもあります。
また、9時過ぎに集まってovice上で朝会を開き、さっと解散するのがルーティンになっており、チームミーティングもoviceで行うことが多いです。
ー運用ルールは決めているのでしょうか。
喜屋武さま：特に細かいルールは設けていません。ovice上で声をかけて反応がなければ、「席を外しているんだろう」くらいの感覚で使っています。
チャットでメッセージを残しておいて、「この部屋で待ってるね」という形にすることも多いですね。「ゆるくつながっている」というのが一番近いと思います。
自分の居場所をovice上に書いておくメンバーもいますが、それも特に強制しているわけではありません。自然に文化として根付いてきた印象があり、ルールを決め過ぎていないからこそ、使い続けられていると感じます。
ー活用にあたって工夫されたポイントはありましたか。
喜屋武さま：特に工夫したのは空間設計です。個別のミーティングを行うための会議室を、小部屋・中部屋・大部屋に分けています。また、部屋名の末尾には会議室に入れる人数を記載し、どの部屋なら入れるかが直感的にわかるようにしました。
もう一つ意識したのは、「強制せず、気軽に使えるようにすること」です。本音を言えばもっと使ってほしい気持ちもありますが、入りたい人が自由に出入りできる環境の方が、心理的なハードルは下がると考えています。
ーコロナ禍の頃からoviceを使い続けてくださっていますが、社員の方からはどのような声がありましたか。
喜屋武さま：アバターを見ることでその人の状況が分かるため、「今あの人と話したいけど、別の人と話しているな」とすぐに理解できて便利だという声があります。
チャットだと返信に時間がかかり、電話だと相手の業務を妨げてしまう可能性がありますが、oviceだと相手の近くへ移動し、状況を確認してから声をかけられます。自然な間合いを取れることが喜ばれていると感じます。
ーoviceを利用するなかで、特に実感されている価値はどんな点ですか。
喜屋武さま：一般的なWeb会議ツールでは、ミーティングが終わると全員が退出し、それで完結してしまいます。
ただ、実際の仕事の場では、「さっきの話を、あの人とだけもう少し詰めたい」という場面がよくあります。oviceでは、会議後に話したい人たちだけが別のエリアに移動して話を続けられますし、残りのメンバーもその場で別の会話ができます。
会議の後に、必要な人同士で自然に話を続けられるので、対面での打ち合わせに近く、認識合わせや意思決定をスムーズに進められる点に価値を感じています。
ー今後、oviceをどのように活用していきたいと考えていますか。
喜屋武さま：まずは、社員がoviceにいることで得られるメリットを、さらに実感してもらいたいと考えています。日常的に入っていることで、声をかけやすくなったり、相手の状況がわかりやすくなったりする。そうした価値を社内に広げながら、より自然に活用される状態を目指したいです。
もう一つ考えているのが、顧客向けのサポート窓口としての活用です。
現在は、主にメールやZoomで問い合わせを受け付けていますが、ovice上に部屋と時間を設け、気軽に相談に来てもらえる体制を作れたらおもしろいのではと思っています。ovice上にサポートデスクを設けるようなイメージです。
例えば、グループ会社のメンバーから寄せられる「パソコンの調子が悪い」「アプリが動かない」といった問い合わせにも、ovice上でさっと対応できるようになれば、現場の方にとっても、困った時にすぐ相談できる安心感につながるのではないかと考えています。
また、沖縄は複数の離島があり、そこに拠点を持つグループ会社も多いです。そうした、物理的に距離がある相手との相談にも、oviceを活用できる余地があると感じています。
