営業職が多い職場でのバーチャルオフィス活用!“働きやすい”を実現する、こだわりレイアウト&運用術

2022-12-20
利用組織名

株式会社PE-BANK(公式サイト:https://pe-bank.co.jp/

取材対象者
営業推進部 エンジニアサポート課 福本さん、山本さん
利用人数
250名 ※イベント時の最大利用人数
企業・イベント概要

ITフリーランスエンジニアのエージェントサービスを全国にて展開。現在、40,000人を超えるフリーランスエンジニアが登録。フリーランスエンジニアのコミュニティを幅広く支援し、イベント開催も積極的に行っている。

活用のポイント
  • 支店と本社のコミュニケーションや、多様性のある働き方を実現するため、バーチャルオフィスを全社導入
  • 営業担当は、客先から自分の勤務場所である事務所や自宅に戻ってきたらoViceにログイン
  • 社外の人の来訪を受ける1階、社員の執務スペースの2階、イベント用の3つのスペースなど、用途に合わせた複数のバーチャル空間を保有
  • 内定式・新入社員の研修に活用。研修に支店の方も参加できるように

「同じ空間で働く」ができるから、oViceを導入

ーoViceを導入したきっかけについて教えてください

山本:
昨年(2021年)の12月に弊社所属のフリーランスエンジニアの方々と社員で大規模なオンラインイベントを開催しました。そのイベントでoViceを使わせてもらったのですが、開催後参加者からとても好評でした。

その後、弊社の代表が「全国の社員にoViceを使ってもらって、同じ場所で仕事をしよう」という構想を打ち立てたのです。

ー「社員は一つの空間で仕事をした方がいい」という考えが、バーチャルオフィス導入の動機となったのですね。

福本:
そうです。以前から、支店にいる社員と本社にいる社員では顔を合わせる機会が少なく、どうしてもコミュニケーションを取る上で壁を感じていました。

そして、コロナ禍でリモートワークが進んだことにより、それがより顕著になりました。

2021年に、社員のモチベーションアップを目的とした「さくらんぼエール」という福利厚生制度ができまして、「社内のコミュニケーション機会を多く設けていこう」という考えが全社に醸成されていたことも影響していたと思います。

2022年10月からオフィスとして全社導入しています。

ー現在の貴社の働き方と、皆さんの考え方について教えてください。

福本:
フルリモートで業務に当たる方がいたり、週一出社していたりなど、ばらばらです。管理職の場合、週3~4回出社することが多いです。

営業担当が多いので、客先から自分の勤務場所である事務所や自宅に戻ってきたらoViceにログインするという形です。社内打ち合わせもoViceでしています。

働き方に対する考え方は、皆さんいろいろだと思います。子どもがいるから出社したいという方がいたり、同じようにご家庭にお子さんがいるからこそ在宅したいという方がいたりします。

当社では、ITエンジニアに新しい働き方を提案していますが、会社としても、社員が働きやすくなるように新しい働き方を積極的に試しています。

ー最初にoViceにふれたときの感想を教えてください。

山本:
12月のイベントは参加者間の交流を目的の一つとしていたので、コミュニケーションの取りやすさや全体としての盛り上がりを大事にしたいと考えていました。oViceは、「アバターが移動して会話しやすいし、ビデオ会議ツールよりも盛り上がりそう」と感じたのが決め手でした。

oViceのホームページにアクセスして、まずデモスペースで体験をできたのも大きかったです。oViceの効果をすぐに体感しましたし、チームに共有してスムーズに導入が決まりました。

他のバーチャル空間を利用しようと思うと、利用開始までに面談が必ず必要な場合が多く、そうしたハードルがないところもよかったです。

ーoViceを使うにあたって、皆さんのリアクションはどのような感じだったのでしょうか。

山本:
代表からのトップダウンだったこともあり、いい意味で「嫌と言えない」状況だったので、「まずは使ってみるしかない」という認識でした。

実際に使ってみると、oViceによってコミュニケーションがしやすくなると感じるので、自然と浸透が進みました。

エリアにアルファベット。出社など勤務状況も分かりやすいレイアウト

ー現在、2階建のバーチャルオフィスをご利用されているとのこと。それぞれのスペースの使い方について教えてください。

福本:
2階が社員専用スペースです。いわゆる執務スペースとして使っていて、約80名の社員がデスクに座り、仕事をしています。

エリアにアルファベットをふり、打ち合わせ場所を約束しやすく、みつけやすくしています。

1階は外部の人も呼べるスペースで、イベントを開くときによく使っています。

▲2階執務スペース。出社スペース・外出中や別件対応中のスペース・打ち合わせスペースが設けられている

ー2階の執務スペースで、普段のコミュニケーション以外では、どんなふうに使っていますか。

福本:
例えば、新卒研修が終わった後の「新卒社員が3ヵ月間何をやってきたか」報告会があります。

今までは東京本社のオフィスでやっていたのですが、どうしても本社の人しか参加できませんでした。また会議室の広さを考慮し、見に来れる人数も限られます。

それが、報告会の会場をoViceにすることで、全社のさまざまな先輩社員に報告することができるようになりました。

2022年10月上旬には、2023年度入社予定の内定者に向けた内定式を行いました。

▲内定式の様子

ー1階の活用方法についても教えてください。

福本:
弊社サービスへの新規応募者(フリーランスエンジニアとして登録したい方)に向けた説明会とヒアリングの会場になっています。説明会は月に1度の頻度で開催しています。

質問があればオブジェクトに繋いでもらうというルールにしています。オンライン環境にも関わらず、うまくコミュニケーションをとっています。

▲「ITフリーランスお仕事相談会」の様子

ーフロアが分かれているとセキュリティ面でも安心ですね。

山本:
そうですね。2階はメンバーホワイトリストで管理していますので、外部の方はURLを知っていても入れません。

私たちは、このオフィスビル以外にも3つのイベントスペースを持っていて、例えば所属フリーランスの方々とのゴルフコンペの表彰式に使うなど、あらゆる社内機会で使っています。

200人規模のイベントを開催。フリーランスエンジニアと親睦を深める

ー続いて、oViceのオフィス利用のきっかけにもなったイベントについてお聞かせください。

山本:
200人のフリーランスエンジニア、50人の弊社社員が参加した大規模なイベントです。2時間半で、参加者が楽しめるようなコンテンツを提供しました。

福本:
会の流れとしては、まず最初にオープニング映像を流し、次に別で用意した配信会場から私と社長のトークセッションを配信しました。

続いて、秋に行われた写真コンテストの表彰やゲーム大会、活躍したエンジニアの表彰式など、盛りだくさんの内容でした。

コンテンツの間の時間も交流できるようテーブルを複数用意して、懇親会のような雰囲気を狙いました。

▲写真コンテストの表彰
▲活躍したエンジニアを表彰する表彰式用の背景
▲ゲーム開催時用の背景

ーイベント準備について、印象に残っていることがあったら教えてください。

福本:
レイアウトの作成が大変でした。コンテンツごとにレイアウトを変えていたので、合計7枚作りました。「どういうレイアウトだと参加者が一番楽しめるだろう」と考えながら、作成したのを覚えています。

他にもゲームを一から考えたり、表彰式のスライドを用意したりで、大変なことがたくさんありました。

実は、イベントが終わった後、全員の前で達成感で泣いてしまったんです(笑)。入社して数年で多くのイベントを運営してきましたが、私の中で一番印象に残ったイベントになりました。

参加者からは「画期的だった」「楽しかった」などポジティブな声がたくさん出ていて、本当にチャレンジしてよかったと思っています。

oViceの良さは「コミュニケーションが生まれる」こと。データダッシュボード活用も進めたい

ー最後に、今後oViceを運用していくうえでどのようなことをやっていきたいか、教えてください。

山本:
オフィス利用を始めて数ヵ月ですが、oViceを使うことでこれまでになかった交流が生まれているのを確認できました。例えば、岡山支店の方が東京本社の方に話しかけたりといったことが起きています。

次はさらにコミュニケーションの量を増やしていきたいと考えていて、例えば雑談専用スペースを設けるなど、レイアウトの工夫をしていきたいです。

今はoViceのオプションであるデータダッシュボードを利用して、ログイン状況を確認していますが、今後は例えば「今週一番oViceで会話した人」「一番チャットを使った人」など、アクティブに利用している人を表彰するなどして、もっと全員がoViceを使いたくなるような取り組みを仕掛けていきたいです。

福本:
私と山本は社内でもoViceの操作には慣れているほうだと思っています。自分達でどんどんoViceを使い倒して、「oViceってこうやって使えばいいんだ」と思ってもらえるような見本になっていきたいです。

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