コミュニケーションは頻度・密度・熱量が大事! ディップでのovice活用成功事例

2023-11-16
利用組織名

ディップ株式会社(公式サイト:https://www.dip-net.co.jp/

取材対象者
執行役員 商品開発本部 本部長 兼 メディアプロデュース統括部長 進藤 圭さま、商品開発本部メディアプロデュース統括部 デザイン部部長 川原 寛史さま
利用人数
約400名
企業・イベント概要

「Labor force solution company」をビジョンに掲げ、人材サービス事業とDX事業を運営。労働市場における諸課題を解決し、誰もが働く喜びと幸せを感じられる社会の実現を目指す。

活用のポイント
  • 「相手が、そこにいるからこそできるコミュニケーション」というものがある。バーチャルオフィスは、それをオンラインで実現したいという気持ちにぴったりはまるもの。
  • ユーザーやクライアントに提供する価値を最大化するため、社内コミュニケーションの質、つまり「密度」と「熱量」を上げるための投資はするべき
  • 常にメンバーがいる状態が作れる、話しかけられる状態が作れるoviceのメリットをメンバーに理解してもらって利用促進
  • リアルでオフィスにいる2人が、ovice上で話しているという光景も。見つけやすい・話しかけやすいから活用されている
  • oviceはオンラインで気分や雰囲気をしっかり味わえる、そういう情緒が表現できるインフラ。プログラミング教室や英会話教室、営業の研修にも使えそう

創業以来、時代の変化を捉え、新たなサービスや施策をいち早く展開してきたディップ株式会社。執行役員 商品開発本部 本部長 兼 メディアプロデュース統括部長 進藤 圭氏と、商品開発本部メディアプロデュース統括部・デザイン部の 川原 寛史氏に、oviceを使う理由や活用方法をお聞きしてきました。

▲川原 寛史さま、進藤 圭 執行役員

コミュニケーション手段は、「使い分け」が大事

ー貴社ではハイブリッドワークを実践されていますが、なぜそのような働き方に取り組まれているのでしょうか

進藤:
働くときにリアルとオンラインどっちがいいか、という論争がありますが、どちらの方が生産性がいいといった視点は持っていません。仕事の種類やコミュニケーションの種類によってはリアルがいいこともありますし、反対に、オンラインの方がいいこともあります。

なので、ハイブリッドワークが良いと思っています。

働き方でいうと、例えばプロダクトを作るときに盛り上がってアイディアを出すとか、そういうときはリアルでやった方がいいし、先日oviceを会場とした社内キックオフイベントを開催しましたが、この時は「できるだけ多くの人に参加してほしい」「でも一体感が欲しい」という風に考えてoviceを選んでいます。

非同期の場合は、当社ではSlackを活用しています。例えば時短のメンバーと時間差でコミュニケーションをとることも可能になります。

このように、目的によって「使い分けられるコミュニケーション手段」を持ち合わせてる働き方、というのが、理想の働き方だと考えています。

▲ディップ株式会社で活用しているoviceスペースの一つ

ーそのような働き方にはいつ頃から取り組まれていたのでしょうか

進藤:
我々はもの作りの組織ですが、コロナ前からこのような(オンラインとオフラインのコミュニケーションのいずれもが大事という)発想を持っていました。コミュニケーションの頻度・密度、そして熱量、これらが揃わないと、いいものって作れないですから。

コミュニケーションの頻度・密度・熱量を高めるためには、やはりオンラインツールを活用した非同期のコミュニケーション、つまり時間を共有しないコミュニケーションも大事だと思っています。

また当社のサービスづくりにおいては、物理的に離れた人と会話することも多くなります。例えばインドのエンジニアと喋るとか、遠くにいるユーザーにインタビューする、といったシーンがあります。遠くの人とできるだけ対面に近いコミュニケーションをとるというツールも必要だと感じていました。

ーこれまでに、コミュニケーションにおけるどのような課題を、どのようにして乗り越えられてきましたか

進藤:
コロナ前から、Slackのハドルを活用したり、オンラインでの社内イベントを開催したりして情報共有や交流を図っていました。

コロナ禍に突入し、3000名という従業員を抱える会社規模で考えると、やはりコミュニケーションは不足していると感じるようになりました。

そこでSlackの全社導入も行いましたが、それでも足りなかったのが、バーチャルでの「イベント」や「オフィス感」を体感してもらうツールでした。

ーどのあたりを「足りない」と感じられたのでしょうか

進藤:
向かいに座っている人や、その場にいる人に対しては、「何してるの?」というコミュニケーションが成立しますよね。それが、ビデオ会議ツールだと成立しないように感じています。それと、相手が「いま空いてる(話しかけてよい)」状況なのかが、わからない。

コミュニケーションには「相手が、そこにいるからこそできるコミュニケーション」というものがあって、それを、感染症拡大のリスクをとらずにオンラインでやりたかったんです。バーチャルオフィスは、その気持ちにぴったりはまるものでした。

コミュニケーションは何のため?それでも目線が揃わない時は?ovice浸透に向けたアドバイス

ーバーチャルオフィスほか、オンラインツールの社内展開に抵抗感のあるメンバーはいらっしゃいましたか?

進藤:
コミュニケーションを大事にするというのは、当社にしっかりと根付いている考え方です。新しいことに積極的に向き合い、慣れていくというスキルを持った人も多いように思います。

それと、出社が制限されることで、ネットコミュニケーションに慣れてない方ほど、孤独感が強まっていたのではないか、と想像しています。そうした中でのコミュニケーションツール展開でしたので、抵抗感もやわらいだのかもしれません。

私自身、コミュニケーションの質、つまり「密度」と「熱量」を上げるための投資はするべきだと考えています。

ーなぜそのようにお考えになるのでしょうか

進藤:
我々がコミュニケーションを通じて成し遂げたいのは「ユーザーやクライアントに提供する価値を最大化するため」です。できるだけ大きなインパクトやメリットを社会に生み出すためには、社内での無駄なコミュニケーションや作業を減らしていくことも必要です。

自分たちで自分たちの仕事を改善していく、変えていく、という働き方を目指していて、コミュニケーションのためのツールを入れるのもその一端を担っていると思っています。

ーそれでもついてきてくれないメンバーがいる…という組織があるとしたら、どのようなアドバイスをされますか?

進藤:
まず体験してみる、小さくやってみるというのが良いと思います。

今まで慣れたやり方というのは、楽ですし愛着もあるでしょう。なので、それ自体を否定する必要はないと思うんです。

具体的な行動でいうと例えば、「朝会だけoviceでやってみましょう」であったり、「組織の部屋を作るからとりあえず入ってみましょう」といった提案をしてみたり、です。

そんな風にスモールなことをやる、そうして行動する方を増やすということも、ポイントだと思います。

当社の直近の取り組みでいうと、キックオフをやってみるからみんなで集まってみましょうということをやりました。結果、このイベントには500名ものメンバーが集まりました。

▲キックオフの様子。進藤氏のFacebookより(https://www.facebook.com/photo.php?fbid=6920241138006249

このように実際に行動に移してもらうと、「意外と、やってみたらよかった」という印象が生まれます。特にITツールは、物事が便利になるように設計されているものです。人間は楽な方を好むものですから、その「楽さ」を理解できる体験を用意すると良いと思います。

ー小さく試すことの大切さがとても伝わるご説明です。

進藤:
他社がやれないこと、他社よりバリューが出ることをやっていかなきゃいけない、というビジネスの局面にも、こうした考えは役立ちます。

このような時、誰もやってないことを試すしかありません。そして、できるだけ小さく試してみて、うまくいかなかったら方向転換する、環境を見定めて適応する、ということの繰り返しです。

業界だったり、やるべきミッションによって違うのかなと思いますが、特にユーザーに近いサービスであれば、スピード感を高めていかないとユーザーさんの方が先に変化してしまうということがあり得ますので。

oviceが組織にもたらすもの

ースピード感とoviceはどのように関係しますか?

進藤:
「バーチャルでもリアルに近い体験はできる」そのように気付ける仕掛けとして価値があると思っています。

今の日本では、「リアルでしかできない」「バーチャルでしかできない」そういう観点にとらわれている方は少なくないと思うのですが、そしてその結果「ミーティングは対面で」ということが起こっているわけですが、oviceを使うと「意外と存在感を持ちながらブレストできるんだ」とか「人がいっぱいいるオフィスっていいな」などということが体験できますよね。オンラインでできることの幅広さに気づけると思います。

ーメンバーの皆さんはどんな風にoviceを使ってくださっていますか

進藤:
oviceには、曖昧なツールだからこその良さっていうのがあるのかなと思いますね。oviceの体験には、リアルでもないし、バーチャルでもない…という印象があります。

こうした印象の結果、当社に起こっている出来事だと思うのですが…当社では、リアルでオフィスにいる2人が、ovice上で話している、という光景が見られます。

oviceでは、相手のリアルの所在地がどこだろうと、相手を見つけやすいし、どこに誰がいるかわかる。そういうことなんだろうなと思います。

多分今まで過ごしてきた体験の量も影響するのかなと思っています。たとえば「大切なことはリアルの会議室で決めたことの方がいい」というような考え方をする世代と、ネット空間の方が盛り上がる世代とがあります。このように世代によって相違があるのは、これまでの体験の結果だと思うんです。

▲ディップ株式会社のoviceスペース。フリースペースやカフェスペースも設けられ、右上にはリンク集が置かれている

ー先入観にとらわれない自由な使い方ですてきですね! ルールは何か定めていますか?どのような部署で特に活発に使われていますでしょうか?

川原:
会社全体ではovice運用ルールは特に設けていません。ですが、例えば新規のサービスだったりとか、メディアの立ち上げとかやってる部署では、会話やコミュニケーションをスタートするまでの時間を短縮したいと考えた結果、oviceがよく使われていますね。

オンラインでも話しかけて1秒で会話できるというのはoviceならではの特徴だと思います。

ーフロアのレイアウトはどのようにアップデートしてきましたか

川原:
oVice社の担当から事例をいろいろ紹介いただいて、自社oviceスペースに反映することから始めました。

最初は私(川原)が担当していましたが、部署ごと、メンバーの状況に合わせて使いやすいようにする必要が出てきたなという段階で各部署に委ねました。

もともと部署ごとにアンバサダーが出て来て一緒にカスタマイズするようになっていたのですが、モチベーションの高い人たちもやりたいと手を挙げてくれるので、カスタマイズは順調です。

今7フロアがあるのですが、それぞれがユニークな空間になっていますよ。

▲お気軽相談エリアや「お知らせ掲示板」、くつろいだ雰囲気を味わえるイラストが配置されている(画像を一部加工しています)

ー皆さんのモチベーションをアップさせるポイントは何でしょうか

川原:
oviceを導入することによって、常にメンバーがいる状態が作れる、話しかけられる状態が作れますよね。そこがメリットだということを、メンバーにはしっかり伝えました。

我々のovice導入のきっかけの一つは、色々な組織で経験されていることだと思うのですが、この2,3年ほど、新卒も中途採用も含めリモート環境で入社される方が増えました。そして、なかなか気軽に話しかける人がいないとか、コミュニケーションが取りづらいといった課題がありました。

oviceによりこうした自分達が直面している課題が解消されることが伝わったことは、モチベーションの向上に関係していると思います。

もう一つ、話題ごとにエリアを分けるとか、相談専用の会議室を用意し、その目的や用途をメンバーに共有する、ということもしました。

その結果、oviceスペースの意義が理解され、皆さんのログイン率も高まって、oviceのメリットをしっかりメンバーに享受してもらえたと思います。

▲大勢で集まることを目的としたセミナールーム
▲執務スペース。個人で着席できるデスクと、oviceの「会議室」「サイレントルーム」機能を使って、ミーティングスペース・複数の会議室・集中スペースを用意
▲ディップ株式会社のoviceビルは8階建て。部門ごとにフロアを活用している(2023年11月現在)

ー新しく入られた方の不安を取り除くことはとても重要だと思います。

川原:
特に新卒のメンバーであれば、入社後は不安だらけですよね。彼らのoviceの使い方を見ていても、oviceがその不安の軽減に役立っていることを感じます。

距離の近いメンバー同士、ミーティングオブジェクトを立ち上げて、勤務時間のあいだずっとつないで、いつも話し合いながら稼働しているんですよ。

なぜovice?最後に、ovice活用アイデアについて教えてください!

ーoviceと他社バーチャルオフィスの違いはどこにあると思いますか

進藤:
oviceには、目に見えているのが大事、という考えに寄り添ってくれる機能・デザインがあると思います。

組織において「見えるということの大事さ」と「見えないという楽さ」の両者を天秤にかけたときに、「見えることをきちんと確保していきたい」という意思決定をする組織は多いと思いますので、これからもそうした組織に選ばれていくのではないでしょうか。

当社についていうと、oviceを選んだ主な理由は、セキュリティ面・カスタマイズ性・価格で総合的に判断した結果です。

また日本本社であること・SAML認証が使えること・オフィスらしい落ち着いた雰囲気があることも、当社のニーズに合致していました。

ーありがとうございます。最後に、様々な新規事業を展開される貴社の目線で、oviceをこんな風に使ったら面白いと思うアイデアがあれば教えてください

進藤:
「場に価値がある」と考えている業界や活動には、非常に相性が良いと思います。

一つ目は全国各地で営業がいる組織の研修です。例えばアパレルや美容系のようなサービスもこうしたタイプの組織に含まれると思います。

こうした組織には、まだ共有できていないけれど全体に共有したい営業ノウハウが、たくさんあると思いますので。実際、研修を実施するととても盛り上がるとよく聞きます。oviceで開催すると、もっと気軽に集まってノウハウ共有が実現するんじゃないでしょうか。

もう一つの具体例は場貸しモデルのビジネス。プログラミング教室や英会話教室、占いなど、「学習や体験のためにその場に足を運ぶ」タイプの事業です。

oviceはオンラインで気分や雰囲気をしっかり味わえる、そういう情緒が表現できるインフラだと思います。だから、「通わないと」という強制力をお客様自身が一定必要としているサービスにぴったりなんじゃないでしょうか。

▲ディップ株式会社 本社エントランス

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