使い方に慣れていないメンバーでも、“戸惑いゼロ”のコミュニケーションプラットフォーム

バーチャルオフィスツール「ovice（オヴィス）」の機能に関する、2023年6月後半のアップデート情報をご紹介します。今回は、計8項目あります。

■前回の情報はこちら：2023年6月前半のovice アップデート情報

1. ovice内の活動を可視化する機能「インサイト」

リアルオフィスでメンバーが働く空間を見ていると、業務中に誰がどのように過ごしているのか、おおよその様子がわかります。業務時間の過ごし方を分析し、スペースを最適化させることで、組織を活性化させたり、課題を解決するなど、会社の成長にあわせてオフィスのスペースを変化させてきたと思います。

ワークスペースとしてoviceをお使いの方ならば「ovice内の発話や移動の回数、リアクションの頻度などovice内でのメンバーの動きを見える化できれば、コミュニケーションをより円滑にし、組織を活性化させるためのヒントを見つけたり、ケアを求めているメンバーを見つけられるかも」と考えたことがあると思います。

oViceは、2022年7月よりovice上の各種データを可視化するオプションツール「データダッシュボード（DDB）」を提供し多くの方にご利用いただいてきました。この度、「より詳細なデータを簡単に見られるようにしてほしい」というリクエストにお応えし「インサイト」機能をリリースいたしました。

「インサイト」では、これまでのDDBと同様、ovice上での滞在時間や発話回数、移動回数など、さまざまなデータを確認・分析できます。さらに、日次／週次／月次など対象期間を切り替えたり、特定の社員のみに絞ったデータの確認が可能ですので、DDBよりも詳細にデータを分析していただけます。

「インサイト」の詳しい内容は以下の使い方ガイドをご覧ください。

＜参照＞ ovice ヘルプセンター｜インサイト

2. アバター名を、アバターにマウスホバーで表示

アバターに設定する名前は、自分について伝える大事な情報です。チームのルールで、所属先や所在地を表示することを定めているケースもあると思います。あるいは、oVice社内ではルールはなくても「15時までゆる稼働」「(会議に)耳だけ参加」といった風に自分の状況や伝えたいことを名前の後ろに書く、という使い方をしている人もいます。

そんな時、あまりにも長い名前だと、アバターの下の名前の欄には途中まで表示されることになります。

新しく入社された○○さんはどのチーム所属かな？、メンバーの○○さんは今日はどこにいるのかな？、どんなひとなのかな？…そんな時には、マウスをアバターにホバーするだけで、そのメンバーがプロフィールに設定した情報を確認できます。

3. コントロールツールバーの常時表示

ステイタスの設定やリアクション機能にすぐにアクセスできるコントロールツールバー。いつも表示されていてほしい人、そうではない人、使いやすい形は人によって分かれます。

oviceのコントロールツールバーは、常時表示／非表示を設定できるので、いつでも自分にとって最適な状態にできます。

4. Microsoft Teamsステータスのオフライン連動を追加

Microsoft Teamsで様々な連携を図りながら、ハイブリッドで勤務する各メンバー共通の居場所としてや、ちょっとしたコミュニケーション、「すぐに確認してもらいたいけど話しかけて大丈夫かなかな？」というステータス確認などでoviceを活用いただいている組織もあると思います。

そんな時、Microsoft Teamsのステータスがoviceと自動で連携したら便利だと考える方もいらしたと思います。

oviceとMicrosoft Teamsを連携しておくと、oviceアバターを見るだけでMicrosoft Teamsのステータスがoviceのアバター右上の絵文字に反映されます。Microsoft Teamsがオフラインになっている時には「×」の絵文字がアバターの右上につくので、相手が今対応できないことが一目でわかりますし、同様に自分が対応できない状態も伝えられるので、安心です。

5. ovice Goユーザーへの肩ポン有効化

「いま、ちょっと良いですか？」を、クリックするだけで伝えられるoviceの「肩ポン」機能。いきなり話しかけると、相手がびっくりしてしまうかも…という遠慮を解消してくれるので、多用している方も多いと思います。

モバイルアプリovice Goを使って入室しているユーザーに対しても、この「肩ポン」機能を使えるようになりました。

ovice Goなら、パソコンが使えない環境でもoviceのスペースに簡単に入れます。この機能が加わったことで、外出しているメンバーに話しかけたいときの、ハードルが下がります。

6. マイク・カメラを検知しない場合のエラーメッセージ追加

oviceを使う際にはブラウザでマイク・カメラのアクセスを許可する必要がありますが、この手続きを忘れてしまった場合、右上にエラーメッセージが出るようになりました。この表示がでることで、初めてoviceを使う方でも、カメラやマイクがオンになっていないことに気付きやすくなります。

また、コントロールツールバーの歯車マークをクリックして設定画面を開くと、どのように設定したらよいかの説明も確認できるので、便利です。

7. リアクション効果音の音量変更

oviceにはクリック一つで気持ちを表現できる「リアクション」機能があります。アバターから吹き出しで絵文字が現れ、リアクションに応じた効果音が出ます。

「大丈夫」「いいね！」「来たよ」といった気持ちを込めて、OKやハート、手を挙げるリアクションを使えば、お互いが離れた場所にいることを忘れてしまうくらい、心の距離が縮まります。リモートワークをしている時も、周囲のメンバーがリアクションでコミュニケーションしている様子が見えると、仲間の存在も感じられます。

今回、このリアクションの効果音が、リアクションをするアバターから程よい範囲まで届くように音量を調整しました。どこまで聞こえるのか、ぜひ試してみてください。

8. ログイン画面のUXアップデート

普段使わないサービスのログイン画面でエラーが出ると、何をしていいのか分からずに困った、というのは多くの方に共通する経験だと思います。oviceでは、未登録のメールアドレスでのログインを試みた場合、エラーメッセージが表示されるようになりました。

エラーメッセージの説明には、アカウント登録がない場合、アカウントの作成（サインアップ）をするか、ゲストでの利用ができるという内容も含まれています。

oviceを日常的に使っていない方をスペースにお招きする際でも、どうしたらいいのかが表示されるので、安心です。

◆アップデート情報

上記以外の情報は、ぜひoviceヘルプセンター 最新情報をご確認ください。