コラム

仮想オフィスとは?メリットとデメリットを徹底解説!

2022-08-18

最近、新しい働き方として注目されている「仮想オフィス(バーチャルオフィス)」。しかし、「仮想オフィスって具体的にどんなもの?」と疑問に思っている方も多いのではないでしょうか。特に、オンラインで提供されるバーチャルオフィスサービス、例えば「ovice」のようなプラットフォームを利用した仮想オフィスは、リモートワークやオンラインコミュニケーションの進化と共に、急速にその需要が高まっています。

仮想オフィスとは、インターネット上に再現されたオフィス空間を提供し、オンライン上で従業員が集まってコミュニケーションや作業を行えるサービスです。この記事では、そんな仮想オフィスのメリットとデメリットについて、具体的な例を挙げてご紹介します。

仮想オフィスを利用することで、地理的な制約を超えた柔軟な働き方が可能になり、コミュニケーションの活性化やエンゲージメントの向上が期待できます。さっそく、仮想オフィスの世界について深掘りしてみましょう。

仮想オフィス(バーチャルオフィス)とは

仮想オフィスとは、インターネットを介して、離れた場所にいる人々が、あたかも同じオフィスにいるかのように、コミュニケーションやコラボレーションを行うことができる仕組みです。

従来のビデオ会議ツールと異なり、仮想オフィスでは、アバターを使って、仮想空間を自由に移動することができます。そのため、会議やイベントだけでなく、日常的な仕事でも、より自然で効率的なコミュニケーションを実現することができます。

仮想オフィスのメリット

仮想オフィスには、以下のような様々なメリットがあります。

メリット① 場所や時間にとらわれない働き方が可能になる

仮想オフィスならば、物理的なオフィスに通う必要がなくなります。インターネットにつながる環境があれば、自宅やサテライトオフィス、カフェなど、働きたい場所で仕事ができるようになります。これは通勤時間の削減だけでなく、各個人のライフスタイルや生産性の高い働き方に合わせた、最適な働き方を選択できることを意味しています。複数支社やパートナー企業、時差のある海外拠点とのコラボレーションもしやすくなるでしょう。

メリット② チームメンバー間のコラボレーションが促進される

仮想オフィスではアバターやサイバー空間を通じて、まるで実際に一緒にいるかのようなコラボレーションが可能です。遠隔地に住むメンバーでも、自然な会話やアイデアの交換、共同作業を気軽にリアルタイムで行うことができます。そのため、対面時と変わらない一体感の醸成と、生産性の向上につながります。

メリット③ 賃料・通勤費用等のコストを削減できる

物理的なオフィススペースが不要になるため、家賃や光熱費等の固定経費を節約できます。加えて出張や通勤にかかる交通費や時間的ロスも省けるので、企業全体としてのコスト削減効果は計り知れません。テレワーク推進の経済的メリットを最大限享受できるでしょう。

メリット④ みんなが集まるから一体感が感じられる

仮想オフィスでは、アバターを通じてメンバーがそろう空間が提供されます。お互いの顔や状況がリアルタイムに確認できるので、離れていてもみんなで同じ場に居合わせている、という実感が得られます。会議でのアイコン表示にとどまらず、あたかも自分がそこにいるようなUIにより、単なる業務効率化だけでなく、孤独感の解消や従業員エンゲージメント醸成にもつながります。

メリット⑤ 離れた場所にいる相手の状況が一目でわかる

仮想オフィスにいるメンバーの在席状況や空き状況が、アバターの動きなどからリアルタイムに確認できます。誰が話しかけられる状態なのか、作業中で集中しているのか、一目で判断がつくので、コミュニケーションを取りやすくなります。遠隔地の社員でも、ストレスなく自然なやり取りや仕事の依頼ができるでしょう。

仮想オフィス(バーチャルオフィス)のデメリット

仮想オフィスは、場所や時間にとらわれない働き方を実現するなど、多くのメリットをもたらします。しかし、その一方で、従来のオフィスとは異なる環境ゆえに、いくつかのデメリットも存在します。

デメリット① チームワークを育む機会の減少

物理的なオフィスでは、ミーティングや休憩時間など、仕事以外の場面でのコミュニケーションを通じて、自然とチームワークが生まれていきます。しかし、仮想オフィスでは、そのような機会が少なく、メンバー同士の親睦を深めにくいという課題があります。

影響:

  • チームの結束力や信頼関係の構築が難しい
  • 帰属意識やモチベーションの低下
  • コミュニケーション不足による意思決定の遅延

対策:

  • オンラインでの交流イベントやチームビルディング活動の開催
  • チャットツールを活用した活発なコミュニケーションの促進
  • バーチャルオフィス内での交流スペースの提供

デメリット② テクノロジーへの依存とリスク

仮想オフィスは、インターネット環境や各種システムに大きく依存しています。そのため、システム障害やインターネット接続の問題が発生した場合、業務に支障をきたす可能性があります。

影響:

  • 仕事の進行の遅延や停止
  • 顧客への影響
  • 生産性の低下

対策:

  • 安定したインターネット環境の確保
  • セキュリティ対策の強化
  • 予備システムの導入
  • 業務マニュアルの整備

デメリット③ 従業員のモチベーション管理と評価

物理的なオフィスと異なり、従業員の働きぶりを直接観察することが難しいため、モチベーション管理やパフォーマンスの評価が課題となります。

影響:

  • 従業員のモチベーション低下
  • 不公平な評価
  • パフォーマンスの低下

対策:

  • 定期的なオンライン面談や目標設定
  • KPIの明確化と定期的な進捗確認
  • オンラインでのフィードバックや評価制度の導入
  • エンゲージメントを高める活動の実施

仮想オフィスは、多くのメリットをもたらす一方で、チームワーク、テクノロジーへの依存、従業員の管理といった課題も存在します。これらの課題を克服するために、適切な対策を講じることが、仮想オフィスを成功させるために重要です。

仮想オフィスを活用するための工夫

仮想オフィスのデメリットを克服し、そのメリットを最大限に活かすためには、いくつかの工夫が必要です。まず重要なのが、チームメンバー間のコミュニケーションを活性化させるために、定期的なオンラインミーティングやチェックインを設けることです。これにより、メンバー同士の結束力を高め、仕事の進捗や問題点を共有できます。

また、ルールやガイドラインを明確に設定することも大切です。例えば、オンラインでのエチケット、コミュニケーションツールの使用方法、業務報告の形式など、事前にルールを決めておくことで、スムーズな運用が可能になります。

さらに、従業員のモチベーションを維持するためには、目標設定やフィードバックのプロセスを工夫する必要があります。目標を明確にし、定期的なフィードバックを通じて従業員の成長をサポートすることが、仮想オフィス環境下での生産性の向上につながります。

仮想オフィスを活用する際は、これらの工夫を行いながら、新しい働き方の可能性を探求していくことが重要です。次は、仮想オフィスの導入事例について見ていきましょう。

仮想オフィスの導入事例

仮想オフィスの導入事例を見ることで、その具体的な活用方法や効果をより深く理解することができます。多くの企業が仮想オフィスを導入し、コミュニケーションの促進、コスト削減、生産性の向上など、様々なメリットを享受しています。

事例① 業務の生産性向上と社員間の関係改善が実現

NTTデータは、リモートワークによりコミュニケーション機会の減少という課題に直面しました。この課題に対応するために、バーチャルオフィスツール「ovice」を導入し、10階建てのバーチャルビルで各部署内でのコミュニケーションを取り戻しました。

oviceの利用により、リモートワークでも手軽に自然なコミュニケーションが取れるようになり、業務の生産性向上と社員間の関係改善が実現。また、社員は「組織のメンバーとして動いている」という実感を持てるようになりました​。

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事例② 日常の小さな確認事項の効率的なコミュニケーションが可能に

中外製薬は、ハイブリッド勤務の課題解決のためにバーチャルオフィス「ovice」を導入しました。在宅勤務において、電話が唯一のコミュニケーション手段となり、生産性が低下していたことが導入の背景でした。また、東京と地方拠点に分散して勤務する兼務者間のコミュニケーション強化のためにも導入されました。oviceのサポート体制や、日本の会社であるという安心感が導入の決め手となりました。

ovice導入後、日常の小さな確認事項の効率的なコミュニケーションが可能になり、社員は「同じ場所にいる安心感」を感じ、「チームのメンバーであることを感じられる唯一の場所」と評価しています​。

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これらの事例は、oviceがいかにリモートワークの課題を解決し、チームの生産性を向上させるかを示しています。

仮想オフィスを導入する際のポイント

仮想オフィスを導入する際には、いくつかのポイントを押さえることが成功への鍵となります。まず、仮想オフィスを導入する目的を明確にし、その目的に合ったサービスを選択することが重要です。仮想オフィスサービスには様々な機能がありますので、自社のニーズに最も合致するサービスを選ぶことが成功のポイントです。

次に、仮想オフィスの導入に際しては、従業員への十分な説明とトレーニングを行うことが必要です。仮想オフィスの利用方法や、オンラインでのコミュニケーションルールなど、従業員がスムーズに仮想オフィスを利用できるようにするための準備が重要になります。

最後に、仮想オフィスの導入効果を定期的に評価し、改善点を見つけていくことも大切です。導入後のフィードバックを収集し、従業員の声を反映させながら、より良い仮想オフィス環境を目指すことが、長期的な成功につながります。

仮想オフィス(バーチャルオフィス)でできること

仮想オフィス(バーチャルオフィス)はテレワークツールの機能が凝縮されており、オフィス内でさまざまなコミュニケーションが行えます。ここでは代表的な機能について見ていきましょう。

① チャット機能

チャット機能は仮想オフィス(バーチャルオフィス)の基本的な機能で、多くのサービスで実装されています。

仮想オフィス(バーチャルオフィス)に入室したメンバーが自由にチャットで会話することができ、全体へのチャットや特定の誰かへのチャットなども可能です。

わざわざ音声で通話するほどでもないときや、通話ができない環境などで役立つ機能です。

② 音声通話

仮想オフィス(バーチャルオフィス)の中で最も使用頻度が高いのが音声通話機能でしょう。音声通話はアバター同士が近くにいれば通話することができ、わざわざ新たなツールを立ち上げなくてもすぐに会話が可能です。

仮想オフィス(バーチャルオフィス)では仕事で気になったことや連絡事項をすぐに音声通話で伝えることができるため、この機能を使って円滑なコミュニケーションを実現できます。

③ ビデオ会議

仮想オフィス(バーチャルオフィス)ではビデオ会議も簡単にセッティング可能です。ビデオ会議はZoomのようにお互いの姿を確認しながら話すことができるため、相手の表情を見たい場合はビデオ会議を使うようにしましょう。

また、ビデオ会議は複数人の参加も可能です。ビジネスシーンだけでなく、リモート飲み会などで使用することもできます。

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④ 画面共有

多くのWeb会議ツール同様、仮想オフィス(バーチャルオフィス)も画面共有機能を持っているサービスが多く存在します。

画面共有では自分の資料を見せたり、仕事の工程を共有する際に役立つでしょう。

⑤ デザインの変更

仮想オフィス(バーチャルオフィス)の特徴のひとつに、背景となるデザインを気軽に変更できる点があげられます。

背景は季節やイベントに応じて自由にカスタマイズ可能なので、仕事のモチベーションを上げる際に役立ちます。

また、背景には画像や文字を設置することも可能です。仮想オフィス(バーチャルオフィス)上で働く際の注意事項や今週のチームの目標、社内に周知したいお知らせなどを掲示しておくと便利です。

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まとめ:仮想オフィスの活用で変わる働き方

仮想オフィスは、地理的な制約を超えた柔軟な働き方を可能にし、コミュニケーションの活性化やコスト削減など、多くのメリットを企業に提供します。しかし、人間関係の構築の難しさやテクノロジーへの依存度の高さなど、いくつかのデメリットも存在します。仮想オフィスを成功させるためには、これらのデメリットを克服するための工夫が必要です。

  • 仮想オフィスにより、場所に縛られずに働ける柔軟性が実現します。
  • コミュニケーションの活性化や固定費の削減など、企業にとっての大きなメリットがあります。
  • 直接的なコミュニケーションの機会が減る、テクノロジー障害のリスクがあるなどのデメリットも考慮する必要があります。
  • 仮想オフィスを導入する際には、従業員の理解と協力、適切なツールの選択が重要です。

バーチャルオフィスのoviceでは、バーチャルオフィス空間上でアバターを使ってメンバーと交流できるため、オンライン環境でもオフィスにいるときと同じようなコミュニケーションを実現できます。

バーチャルオフィスの活用に興味がある方は、ぜひ一度バーチャルオフィスのoviceをご検討ください。

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