オンラインイベントやネットワーキング、成功させるためには【事前準備&当日運営のステップを解説】

2021-04-05
利用組織名

クリエーションライン株式会社(公式サイト:https://www.creationline.com/

取材対象者
-
利用人数
約90名
企業・イベント概要

顧客を招き、ITに関するセミナーや参加者同士の交流を行った。(クリエーションライン社ブログ:Creationline Day 2020をオンラインで開催しました。

活用のポイント

-

事前準備

現実空間でのイベント同様、なんといってもイベントの成功を左右するのは「事前準備」。

一言で事前準備といっても運営側の準備や来場者への案内方法などさまざまです。現実空間のイベント開催と比較しながら、どんな準備が必要なのか解説していきます。

①徹底的にシミュレーションし動線を意識したレイアウトを作成

バーチャル空間「oVice」にアクセスすると、参加者のアバターは必ず左上に表示されます。初めてアクセスする場合、自分のアバターがどれなのかはおろか、自分が今どんな状況なのか分からない可能性が大きいです。

そうした人が入口にたまってしまうと、「密」状態になり混乱するだけでなく、混線してしまいスムーズに会話ができない可能性があります。現実空間でも、例えば幕張メッセに来るのが初めての人が、いざ会場に入ったものの何の案内板もないと戸惑ってしまい、そこで立ち止まってしまうのと同じです。

そうした参加者の立往生を防ぐためには、会場レイアウトに矢印を入れるなどして導線を分かりやすくし、「こっちに行けば良いのか!」と参加者が分かるような工夫が必要です。

クリエーションライン社ではイベントの前々週と前週に2回、社員がアクセスする時間を設け、徹底的にシミュレーションを行いました。そこで初めてアクセスした人がどのように感じるか、どのような点で戸惑う可能性があるのかをまとめました。それを受けて、動線が分かりやすいようレイアウト内に矢印を入れ、どの方向に向かったら良いのかがすぐに分かるようにしました。

学術イベント (3)

②発表者の接続状況は事前に念入りに確認

現実空間で発表をする場合、「マイクがきちんと入るか」、「プロジェクターできちんと資料が投影されるのか」、「投影した資料からきちんと音が流れるか」について確認する方は多いのではないでしょうか。こうした事前の確認はバーチャル空間上で開催されるイベントでも非常に重要になってきます。

クリエーションライン社のイベントでは複数の発表が行われる予定だったため、事前に発表者の接続状況をテストしたそうです。音声チェックや資料共有の方法などを発表者に事前に伝え、前もって試してもらうことで本番での混乱を防ぐことができました。

③参加者にもスペースを事前開放

発表者だけでなく、参加者にも事前にアクセスしてもらい、きちんと機能するのか試してもらう方が安心です。

クリエーションライン社では事前に参加者へのスペース開放日を設け、アクセスしてもらうよう呼びかけました。

すると、そもそも入って来られないという人が数人いることが分かりました。ログを確認すると2つIPアドレスが入っていることに気づき、「もしや」と思って聞いてみるとVPNに接続していたことが原因であることが判明。VPNを切ってもらうことで無事入場することができたという場面もありました。

イベント当日の運用

ここまで準備ができたらいよいよ本番。事前にできる限りトラブルの芽を摘むことはできるものの、やはり本番トラブルが起こらないとは限りません。当日のイベント運用でのポイントは「いかに早い段階でトラブルを解決できるか」がカギになりそうです。

①問い合わせ窓口をoVice外にも設置

現実空間のイベントで当日トラブルが発生した場合、緊急連絡先として電話番号が記載されているように、バックアップとして別ツールの問い合わせ窓口を設置するというのも一つの手かもしれません。

クリエーションライン社のイベントでも、当日そもそもoViceに入れない人がいる可能性を想定し、ビデオ会議ツールのURLを事前伝えたり、oViceにアクセスすることはできたもののフリーズして動けない人がアクセスできるように会場入り口に設置した案内板に記載したりすることで対応しました。

この窓口には、対応するクリエーションライン社の社員が常時接続し、アクセスしてきた人にすぐに対応できるように準備をしていました。

②入口での案内の徹底、総合案内所も設置

現実空間でのイベントで、入口に運営スタッフが数人おり、「奥へお進みください!」などと案内している光景を目にしたことがある方は多いのではないでしょうか。oViceでのイベント開催でもこうした入口での声がけが重要になってきます。

事前準備で動線が一目で分かるよう工夫することが大事であるとお伝えしましたが、どう動いたら良いのか、どこに行くべきなのかが分からない人ももちろんいます。そうした方に入口で声がけすることでスムーズに中に案内し、入口に人がたまらないような工夫が必要になります。

今回のイベントでもクリエーションライン社の社員が入口で声がけするだけでなく、よくわからずにうろうろしている人に対して積極的に近づいて行って声をかけ、不明点を聞きつつ会場奥に移動するように誘導しました。

また、何かあれば画面の再読み込み(リロード)するようアナウンスを徹底するとともに、音声が出なそうな人には必要に応じてチャットでのやり取りをお願いしたり、会場入口の総合案内所に移動するよう声がけしたりしてトラブルをすぐに解決するような工夫が行われていました。

Tour 日本語 _ oVice - Google Chrome 2021_03_15 9_15_04 (2)

③会議室内で行われる発表ではミュートを徹底

何かの発表を行っている際、複数人が話をしていると会場全体ががやがやしてしまい、発表がよく聞こえない、という経験がある方もいるのではないでしょうか。oViceで行う発表でも、複数人が会話したり、誰かが誤って声を出したりしてしまうとうまく発表の声が聞こえないことがあります。

そうしたことを防ぐため、発表者以外は「ミュート」にし、きちんと発表者の声が聞こえるようにしました。

④設置する看板の内容や会場全体へのアナウンス方法を工夫

以上のことをクリアした参加者の方は、おそらくoViceを問題なく使えている可能性が高いため、操作面での手助けは必要ない可能性が高いです。そうした参加者がよりスムーズに会場を移動できるよう、案内板にも工夫を凝らしました。

注意事項などを記載するのはもちろんのこと、会議室で現在何の発表が行われているのかを一目で分かるようにすることで、運営側にその都度問い合わせをすることなく参加者が自主的に動いて発表を見て回れる工夫を行いました。

また、会議室外には「メガホン」機能を使ってアナウンスすることで、参加者にまとめて案内をするような工夫を行いました。

⑤参加者が使える機能をあえて制限

oViceにはYouTube動画の視聴や画面共有など、さまざまな機能があります。しかしあえてその機能を制限し、ビデオ通話機能しか使えないように制限することで、参加者が混乱するのを防げるだけでなく、運営側の対応コストを極力減らすことも必要かもしれません。

いかがでしたでしょうか。オンラインでのイベント開催が進み、誰もが手軽にイベントを運営したり参加したりできるようになりましたが、良くも悪くもoViceは現実空間をオンラインで再現している分、さまざまな準備が必要になります。

しかし上記のようなポイントを押さえて準備を行っていただくことで、オンラインでのネットワーキングやセミナー登壇者とのやり取りなど、ビデオ会議ツールなどでは実現できなかったコミュニケーションが実現できるようになります。

少し手間はかかってしまいますが、ぜひイベント企画、運営の際の参考にしてみてください。

▼クリエーションライン株式会社のoVice活用について、動画でもご紹介しています。

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