誰もが過ごしやすい、バーチャルオフィスのレイアウト 組織拡大フェーズの「PX」「ハイブリッドワーク」に役立つovice

2022-08-16
利用組織名

株式会社リチカ(公式サイト:https://richka.co.jp/

取材対象者
UIデザイナー 森長さん、PX室人事担当 西方さん
利用人数
約90名
企業・イベント概要

株式会社リチカは「Switch to The Rich. クリエイティブで、世界を豊かに。」をミッションに掲げる、クリエイティブテックカンパニーです。運用型クリエイティブクラウド「リチカ クラウドスタジオ」や、各分野の専門家による組織「リチカ クリエイティブファーム」などを通じて、企業のマーケティング課題を解決することを目指しています。

活用のポイント
  • ハイブリッドワークで、雑談や相談といったライトなコミュニケーションがなくなってしまったことや、新しく入ったメンバーと既存メンバーのつながりがなかなか生まれなかったことに課題感
  • 従業員体験の向上をミッションとするPX(People Experience)の部署として、バーチャルオフィス導入を提案
  • 遊び心と利便性の両立する背景レイアウトをオリジナルで用意。メンバーの居心地の良さを実現
  • 採用領域での活用を構想中

組織拡大フェーズでの課題「PX」視点からバーチャルオフィス導入を提案

ー最初に、今のoviceの利用状況を教えてください。

西方:
2020年から続いた新型コロナウイルスの流行が落ち着き始めて、今は出社とリモートワークを選べるハイブリッドな形式をとっています。全体で約90人いるなかで、オフィスに出社しているのは10~30人程度となっています。

現在は、リモートワークのタイミングも含め、全社員が毎日oviceにログインしているような状況です。ただし、録画*が必要な重要な会議はそれまで使っていたビデオ会議ツールで行い、それ以外での各グループでの朝会や壁打ちなどのコミュニケーションはoviceで日常的に行われています。

運用ルールはシンプルです。出社したらoviceにログインしてもらい、退勤したらタブを閉じてもらってます。それ以外のルールは特に設けていません。

*編集部注…oviceでは今後、録画機能をリリース予定です

ーoviceを利用する前からハイブリットワークを導入されていましたか?

西方:
はい。oviceをトライアルで使い始めたのが2022年1月からですが、この時点ですでにハイブリッドでした。ただ、出社組とリモート組の間や、リモートワークメンバー同士のコミュニケーションに課題がありました。

ーどんな課題があったのでしょうか。

西方:
全員が出社していた時は、雑談や相談といったライトなコミュニケーションが簡単にできていました。ただリモートワーク環境下となると、そういった会話が一気になくなってしまいます。その影響もあり、業務が進めづらかったり、組織の一体感が失われるなどの問題も発生していました。

そして特に問題に感じていたのは、新しく入ったメンバーと既存メンバーのつながりがなかなか生まれなかったことです。実はこの2年間で、メンバーが40人から90人になりました。

こうした拡大フェーズにおいて、オフィスに出社しても全員いるわけでもなく、でもリモートだとあまり他のメンバーとコミュニケーションを取れない…という事態が起きていました。

森長:
結果として、どの部門の人がどのような仕事をしているのか、わかりづらい環境だったように思います。リチカの雰囲気やメンバーの個性を知ることも難しくなっていました。

こうした問題を前に、2年前に立ち上げた従業員体験の向上をミッションとするPX(People Experience)の部署として「バーチャルオフィスがいいのではないか」という提案をしました。

▲リチカのバーチャルオフィス

遊び心と利便性 両立するレイアウトをFigmaで。名札で歓迎&誕生日はお祝いムード演出

ーoviceトライアル時のメンバーの反応はどうでしたか?

森長:
元々「新しいものを面白がる」という気質を持つメンバーが多いため、ポジティブな反応が多かったです。トライアルの最初は、レイアウトをオフィスっぽい雰囲気に設定していたのですが、カジュアルな雰囲気を出すために途中で南国風に変えたんです。そこでもけっこうメンバーは面白がってくれて、雰囲気に合わせてアバターを変える人が出てくるなど、最初から全体的に前向きでした。

▲リチカのバーチャルオフィス、初期の南国風デザイン

関連記事:バーチャル空間で運営 知的創造空間「RICOH BIL Tokyo」オフィススペースの工夫とは|oVice

ーメンバーがoviceに慣れるために何かサポートはされたのでしょうか。

森長:
メンバーが導入に前向きだったとはいえ、初めてのツールではあったので、使う際に戸惑わないようにサポートを実施しました。トライアル期間にoviceのスタッフの方が積極的に困りごとを聞いてくださって、その際にいただいたoviceのマニュアル資料*の内容をもとに、リチカ風にアレンジして、資料やガイドライン等を作り共有しました。

おかげでメンバーもすぐに操作に慣れてくれて、oviceのスタッフの方には大変感謝しています。

* 編集部注:oviceでは運用ルール策定のためのサポート・資料の共有をしています。

ー資料が役に立ってよかったです。スペースを見るとレイアウトが特徴的だと思うのですが、どのような工夫があるのか教えてください。

森長:
当初はフリーアドレスだったところを、今は固定席にしています。部門ごとに場所を分けて、席に名前をつけています。新メンバーが「この人はここに所属していて、こんな仕事をしている」というのを視覚的にわかるように工夫しています。

毎月メンバーが増えるので、それに合わせてFigmaでレイアウトを作っています。新メンバーの席に「WELCOME」というアイコンを入れて歓迎ムードを演出したり、誕生日のメンバーに向けて専用エリアを作ったり、遊び心を意識しています。

▲新メンバーのジョインのタイミングには、座席に「WELCOME」のプレートを飾り付け
▲インターン生の誕生日をお祝い。ご本人は、感激の気持ちをSlackでシェア

バーチャルオフィスがあるから、以前と同じような時間が実現 採用領域での活用を構想中

ーバーチャルオフィスのデザインから、とても楽しく過ごせそうな印象を受けます。oviceを導入してみて、組織としてどのような効果を実感していますか?

森長:
今までの環境ではできなかったようなオンラインのコミュニケーションをできるようになった点に、バーチャルオフィス導入の効果を感じています。

例えば、以前レイアウトをラーメンの背景に変更した時、レイアウトに合わせてアバターをメンマに変えるメンバーがいて、大変盛り上がりました(笑)。このように「一緒にふざけることができる」というのは、それまでのビデオ会議ツール時代では実現できていませんでした。

▲アバターをラーメンの具にしたメンバーたち

リチカは賑やかな会社なので、オフラインではみんなで一緒に楽しめる時間はたくさんありますが、ハイブリッドな働き方になっても、同じような時間を過ごせているのは、oviceがあるからだと思っています。

ー最後に、今後oviceを使ってやってみたいことがあれば教えてください。

森長:
社内の縦と横と斜めのつながりを強化するために、より、オンラインコミュニケーションを活性化させていきたいと思っています。

バーチャルオフィスのメリットはすでにいろいろ感じているところではありますが、運用メンバーとしては「まだまだいける」と思っています。たとえば、もっと盛んに雑談が起こるような仕掛けをしていきたいです。

西方:
社内コミュニケーションだけではなく、採用活動にも活用していきたいです。今はビデオ会議ツールを使って説明会を実施しているのですが、質問と回答がテキストで一方通行的に行われていて、もっと双方向のコミュニケーションを生んでいきたいんです。カメラをONにすることが前提の今の形だと、やはり質問する際のハードルが高くなってしまっていると思っています。oviceであれば、アバターと音声でのコミュニケーションが基本となるので、より候補者とのコミュニケーションは活発になると考えています。

他にも、バーチャルオフィス見学ツアーを開催したりなど…アイデアはたくさんあるので、これからもどんどん活用していきたいです。

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