oVice採用活動に関するプライバシーポリシー
oVice 株式会社（以下「当社」といい、当社の子会社のすべてを含みます。）は、当社の採用活動（以下「採用活動」といいます。）に関連して取得する、当社の採用候補者（以下「候補者」といいます。）の個人情報を適切に管理運用するために遵守すべき基本的事項として、以下のとおり採用活動に関するプライバシーポリシー（以下「本プライバシーポリシー」といいます。）を定め、個人情報を適正に取り扱います。当社は、採用活動に際し、候補者に個人情報の提供をお願いしています。候補者の個人情報が、本プライバシーポリシーにしたがって利用及び提供されることに同意いただくことになりますので、本プライバシーポリシーの内容をご確認ください。なお、当社の提供するサービスに関するプライバシーポリシーについては、こちらをご覧ください。
第1条 （個人情報の取得）
- 本プライバシーポリシーにおいて、「個人情報」とは、個人情報の保護に関する法律（平成15年法律第57号、以下「個人情報保護法」といいます。）第2条第1項に定める個人情報をいいます。当社は、個人情報の取得に際しては、あらかじめ取得目的を正当な事業の範囲内で明確に定め、その目的達成に必要な限度において、適法かつ公正な方法で取得し、利用します。
第2条 （取得する個人情報等）
- 当社は、第3条に定める利用目的を達成するため、候補者から、以下に定める情報を含む個人情報を、適正な手段により取得します。
(1) 氏名、年齢、住所、生年月日、電話番号、メールアドレス、学歴、職務経歴、保有する資格等の情報、現在の年収、希望年収、その他の情報
(2) 履歴書、職務経歴書、エントリーフォーム、アンケート等形式を問わず、採用活動への応募のために候補者が当社に提供した書類等に含まれる一切の情報
(3) 対話、通信、電話等、当社と候補者との間で行われるあらゆる形式のコミュニケーション（面接におけるコミュニケーションを含みますが、これに限られないものとします）の一切の内容
(4) 採用選考のための適性検査その他の試験、バックグラウンドチェック、リファレンスチェック、その他の確認手続により当社が取得する一切の情報
(5) 採用活動への応募・参加の履歴および採用選考における選考結果 - 当社は、第3条に定める利用目的を達成するため、採用エージェントやバックグラウンドチェック等を委託している業務委託先から、又は当社が候補者の情報を適切に管理するために利用する外部ツールを経由して、前項各号に定める情報を含む候補者の個人情報を取得します。
- 当社は、候補者の明示的な同意がある場合又は法令等に基づく場合を除き、以下の内容を含む個人情報の取得は原則として行いません。
(1) 思想、信条又は宗教に関する事項
(2) 人種、民族、門地、本籍地（所在都道府県に関する情報を除きます。）、身体・精神障害、犯罪歴その他社会的差別の原因となる事項
(3) 勤労者の団結権、団体交渉その他団体行動の行為に関する事項
(4) 集団示威行為への参加、請願権の行使その他政治的権利の行使に関する事項
(5) 保健医療又は性生活に関する事項
第3条 （個人情報の利用目的）
- 当社は、前条に定める候補者から取得した個人情報について、以下の目的で利用します。
(1) 当社の採用選考に際し、候補者の適性等を評価するため（これには、適性検査その他の試験、バックグラウンドチェック、リファレンスチェック、その他の確認手続を含みます。）
(2) 当社が候補者に必要なビザ（査証）や労働許可の取得の支援を行うことを例外的に決定した場合であって、当該手続きを遂行するため
(3) 候補者による応募に対し又は候補者の雇用機会に関する連絡を行うため
(4) 当社の採用活動に関する候補者からの問い合わせに対し対応するため
(5) 候補者の情報を適切に管理するため
(6) 候補者が当社に入社した場合に候補者の雇用管理を行うため（これには、候補者の業務の適性（配属等）や健康確保を含みます。）
(7) 当社の採用活動に関する情報を候補者に対し提供するため（これには、当社の採用活動に関連するイベント等の情報提供を含みます。）
(8) 当社の採用活動に関するプロセスの調査及び分析を行い、又は改良や改善を行うため（これには、取得した個人情報を統計的に処理した情報を集約することや、各種アンケート調査の実施等を含みます。）
(9) 候補者についての情報を当社の将来の採用活動及び採用計画のためのデータとして活用するため
(10) 法令や契約等に基づく権利の行使や義務の履行のため
(11)その他前各号に付随する目的のため
第4条 （利用目的の変更）
- 当社は、利用目的が変更前と関連性を有すると合理的に認められる場合に限り、前条に定める個人情報の利用目的を変更するものとします。
- 前条に定める利用目的の範囲を超えて個人情報を利用するときは、あらかじめ候補者から同意を取得します。
- 前条に定める利用目的の変更を行った場合には、変更後の目的について、当社所定の方法により候補者に通知し、又は本ウェブサイト上に公表するものとします。
第5条 （個人データの第三者提供）
- 当社は、原則として、次に掲げる場合を除いて、あらかじめ候補者の同意を得ることなく、第三者に個人データを提供することはありません。
(1) 法令に基づく場合
(2) 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
(3) 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
(4) 当該個人情報取扱事業者が学術研究機関等である場合であって、当該個人データを学術研究目的で提供する必要があるとき（当該個人データを提供する目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。また、当該個人情報取扱事業者と当該第三者が共同して学術研究を行う場合に限る。）。
第6条 （第三者サービスプロバイダー）
- 当社は、第3条に定める利用目的の達成に必要な範囲内において、候補者の個人データへのアクセスを許可することができます。当社は、その子会社に加え、候補者の個人データにアクセスできる第三者サービスプロバイダー（以下「サブプロセッサー」といいます。）を利用する際の潜在的なリスクを評価し、必要かつ適切な監督を実施します。
- サブプロセッサーが個人データを処理することを許可する条件として、当社は、各サブプロセッサーと書面による契約を締結しています。その契約には、当社が候補者の個人データを事故による、又は不法な破壊、損失、変更、無断の開示やアクセスから保護する目的で採用する技術的かつ組織的な措置と同等の保護を提供するデータ保護の義務について記載しています。
- 当社のサブプロセッサーについては、以下に定め、随時更新するものとします。
法人名
処理内容
所在地国
Workable, Inc.
採用活動に関わる個人データの処理
米国
株式会社HERP
採用活動に関わる個人データの処理
日本
Google LLC
採用活動に関わる個人データの処理
米国
第7条 （外国にある第三者への個人データの提供）
- 第5条及び前条における第三者及びサブプロセッサー（以下「第三者等」といいます。）が、個人情報保護法の定める外国に所在する場合があります。この場合、次のいずれかの場合を除き、原則として外国の名称、適切かつ合理的な方法により得られた当該外国における個人情報の保護に関する制度及び当該第三者等が講ずる個人情報の保護のための措置に関する情報を提供した上で、候補者から同意を得ることとします。
(1) 第三者等が、個人の権利利益を保護する上で日本と同等の水準にあると認められる個人情報の保護に関する制度を有している外国として、個人情報保護委員会が定める国に所在する場合（当該外国には、英国及び欧州経済領域（EEA）協定に規定された国が含まれます。）
(2) 外国に所在する第三者等が、個人情報保護法上求められる基準に適合する体制を整備している場合（これには、アジア太平洋経済協力（APEC）越境プライバシールール（CBPR）システムの認証を取得している場合が含まれます。この場合、当該適合体制が継続的に維持されるよう必要かつ適切な措置を講じるとともに、当該必要な措置に関する情報を、候補者の求めに応じて提供します。） - 当社は、候補者の個人データを、外国にある第三者等に対して提供しており、個人情報保護法28条3項、同法施行規則18条1項に基づき、当該第三者等による相当措置の継続的な実施を確保するために必要な措置を講じております。当該必要な措置に関する情報の提供を希望される場合には、第16条に定めるお問い合わせ窓口までご連絡ください。
第8条 （Cookieの取扱い）
- 当社は、利便性向上や品質向上を目的にクッキーを使用しています。当社は、特定の個人を識別する目的および態様でクッキーを使用しません。クッキーの使用の詳細については、「ovice クッキー（Cookie）ポリシー」をご参照ください。
第9条 （個人データの利用目的の通知、開示・訂正・利用停止等のお申出）
- 当社は、当社が保有する個人データについて、個人情報保護法に基づく利用目的の通知、開示、個人データの訂正・追加・削除、個人データの利用停止・消去、第三者提供の停止又は第三者提供記録の開示にかかる候補者からのお申出があった場合には、ご請求いただいた方が候補者であることを確認の上、個人情報保護法その他の法令に従い、適切に対応します。
- 前項に定める候補者のお申出については、第16条に定めるお問い合わせ窓口よりご連絡ください。
- なお、お申出が個人情報保護法の定める要件を満たさない場合又は個人情報保護法その他の法令により開示等を拒絶することが認められる事由がある場合には、お申出に添えないことがあります。また、利用目的の通知、開示及び第三者提供記録の開示に際しては、手数料（1件あたり1,000円（税抜））を頂きますので、あらかじめご了承ください。
第10条 （安全管理措置）
- 当社は、候補者から取得した個人データの漏洩、滅失又は毀損等を防止するため、必要かつ適切な措置を実施し、候補者の個人データを適切に管理します。また、候補者の個人データの安全管理が図られるよう、当社の従業者に対し、必要かつ適切な監督を行い、候補者の個人データの取扱いを委託する場合は、委託先において当該個人データの安全管理が図られるよう、必要かつ適切な監督を行います。
- なお、当社は、外国において候補者の個人データを取扱うにあたっては、当該外国の個人情報の保護に関する制度等の情報を定期的に収集し把握した上で安全管理措置を講じるとともに、当該安全管理措置に関する情報を、候補者の求めに応じて支障のない範囲で提供します。
第11条 （個人情報の保存期間）
- 当社は、利用目的の達成に必要な範囲で又は法令の定めに従い、候補者から取得した個人情報を保存します。利用目的を達成後又は法定保存期間経過後は、遅滞なく個人情報の削除や関連機器・電子媒体等の廃棄を適切に行います。
第12条 （プライバシーポリシーの範囲）
- 本プライバシーポリシーは、当社の業務提携先企業・業務委託先企業・当社の運営するウェブサイト内のリンク先のサイト等には適用されません。それらのサイト等において、トラブルが発生した場合は、当社は一切責任を負いません。各サイト等の個人情報の取扱いについてご確認ください。
第13条 （プライバシーポリシーの改定）
- 当社は、個人情報の取扱いに関する運用状況を適宜見直し、継続的な改善に努めています。そのため、本プライバシーポリシーは随時更新されることがあり、ご覧のサイトにて常に最新の本プライバシーポリシーを掲示しております。最新の本プライバシーポリシーの内容を十分にご確認ください。
- 当社が別途定める場合を除いて、本プライバシーポリシーの変更内容は、変更の都度本プライバシーポリシーに記載される改定日から効力を生じるものとします。本プライバシーポリシーの変更については、個別に通知又は当社サイト内で公表する方法で通知します。なお、適用法で求められる場合は、候補者に別途同意を求めます。
第14条 （法令、規範の遵守）
- 当社は、保有する個人情報に関して適用される日本の法令及び通信の秘密に係る電気通信事業法の規定その他の関係法令、電気通信事業における個人情報保護に関するガイドラインその他規範を遵守します。
第15条 （当社の住所・代表者の氏名）
- 住所：石川県七尾市本府中町エ部 113 番地 B
- 代表者の氏名：ジョン・セーヒョン
第16条 （お問合せ窓口）
- 当社による候補者から取得した個人情報の取扱いに関するご質問や苦情等のお問い合わせについては、下記の窓口までご連絡ください。
［個人情報についてのお問い合わせ先］
oVice 株式会社
担当部署：人事部
E-mail：privacy@ovice.co
【2022 年 4 月 1 日 制定・施行】
【2023 年 10 月 5 日 改定】
【2024 年 7 月 11 日 改定】
